PROCEDIMENT DE GESTIÓ D' INFORMACIONS
Objectiu i abast
Objectiu: L' objectiu d' aquest document és establir un procediment per regular la gestió del Sistema intern d' informació de les irregularitats que es cursin a través del Canal intern d' informació de les següents entitats que operen sota la marca OZONE BOWLING:
- OZONE SPORT CLUB S.L.
- OZONE BOWLING S.L.
- BOWLING SAN VICENTE S.L.
- JUYBOL S.L.
- LONIMARE S.L.
- OZONE BOWLING MURCIA S.L.
- OZONE BOWLING SUR S.L.
- OZONE ORENES BOWLING S.L.
- OZONE BOWLING EUSKADI S.L.
- OZONE BOWLING ZARAGOZA S.L.
- OZONE BOWLING MADRID S.L.
- OZONE BOWLING CANÀRIES 2022 S.L.
- VALDEBOL GAMES S.L.
- OZONE BOWLING ALBACETE S.L.
- OZONE GAMES ZARAGOZA S.L.
- OZONE BOWLING LLEIDA S.L.
- OZONE INSULAR 2023, S.L.
A través d'aquest Canal es podrà informar dels incompliments de la normativa aplicable (lleis i/o disposicions de rang inferior), així com de la normativa interna -Codi Ètic, així com altres codis, reglaments, normes i procediments definits en les entitats,- i qualssevol situacions o fets que requereixin l'atenció de la Unitat de Compliment de les entitats en matèries que afectin l'entitat, els seus Professionals o les seves activitats (en endavant, ens referirem a aquests documents de forma conjunta com les Normes).
S'estableix aquest procediment per garantir que, d'informar-se una actuació contrària a l'establert en les Normes, aquesta serà tractada de forma diligent i confidencial, assegurant l'anonimat i/o la confidencialitat de la identitat de la persona que informa, de la persona afectada o persones afectades i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació.
Amb aquesta finalitat, es troba disponible un Canal intern d' informació, accessible des de la pàgina web de l' organització, a través del qual, qualsevol persona treballadora, de forma anònima o confidencial pot informar de qualsevol irregularitat o incompliment tant de la normativa externa com interna.
De la mateixa manera, es garanteix que no es prendran represàlies contra les persones informants que comuniquin de bona fe, presumptes incompliments o irregularitats. Es pretén explicar a totes les persones relacionades amb les entitats, que poden i han d'informar sobre activitats il·lícites sense temor a ser perseguides, discriminades o a patir algun altre tipus de represàlia.
El Sistema intern d'informació reafirma el compromís adquirit per les entitats que tota activitat il·lícita per part de l'entitat i de qualsevol de les persones relacionades amb la mateixa, serà atesa de manera confidencial i serà rigorosament investigada, adaptant-se les mesures que de conformitat amb la normativa interna i externa siguin procedents.
Aquest procediment implica al seu torn un compromís per part de totes les persones relacionades amb les entitats a actuar de forma responsable, per tal de mantenir la bona reputació de l' organització i a procedir de forma honesta davant d' una possible infracció que pugui perjudicar-la.
Abast: Pel que fa a l' abast, aquest procediment serà d' obligat compliment per a totes les entitats anteriorment relacionades.
Definicions i observacions
En nom de la inclusivitat i la claredat, s' estableixen les definicions següents:
- Persona afectada o denunciada: fa referència a la persona física a la qual s'atribueix per la persona informant la comissió de les infraccions a què es refereix l'article 2 de la Llei 2/2023. També es considerarà persona afectada, la que, sense haver estat objecte de comunicació per la persona informant, a través dels actes d' instrucció del procediment, s' hagi tingut coneixement de la presumpta comissió per part d' aquesta, de les infraccions abans referenciades.
- Persona informant o denunciant: es refereix a la persona física o jurídica que hagi obtingut informació sobre infraccions en un context laboral o professional i que les posi en coneixement d'alguna de les entitats comprenent en tot cas les previstes a l'article 3, apartats 1 i 2 de la Llei 2/2023.
- Tercers: persones físiques que poden tenir coneixements d' aspectes relacionats amb la infracció informada, ja sigui com a testimonis directes o indirectes i que poden aportar informació al procediment.
- Irregularitat o incompliment: es tracta de la transgressió o realització de pràctiques contràries als principis establerts en el Codi Ètic, les normes i procediments definits en alguna de les entitats així com la regulació externa aplicable i qualsevol situació o fet que requereixi l' atenció de la Unitat de Compliment d' alguna de les entitats en temes que impactin a l' organització, les seves persones treballadores o les seves activitats.
- Sistema intern d'informació (SII): és el conjunt de processos i canals interns d'informació establerts, que les entitats posen a disposició de les persones informants perquè aquestes puguin realitzar comunicacions sobre les accions o omissions previstes a l'article 2 de la Llei 2/2023, i el seu posterior tractament amb les funcions i continguts recollits a l'article 5.2 d'aquesta norma.
- Canal intern d' informació: és el Canal específicament habilitat per les entitats per rebre la informació. Les informacions rebudes per qualsevol altre mitjà en les entitats relacionades amb l' objecte d' aquest procediment, es remetran al Canal intern d' informació que es crea en les entitats sota l' administració de la persona RSII.
- Sistema de gestió de la informació: plataforma tecnològica integrada en el Sistema intern d'informació, la finalitat del qual és la portança, registre i conservació de les actuacions que tinguin lloc com a conseqüència de la presentació d'una comunicació a la qual sigui aplicable la Llei 2/2023.
- Gestió del Sistema intern d' informació per tercer extern: es refereix a la recepció de les informacions o comunicacions per un tercer extern, no implicant una atribució de responsabilitat pel tercer extern que correspon a la persona responsable del Sistema Intern d' Informació.
- Resta de definicions: els termes no definits en aquesta secció tindran la interpretació prevista en la llei 2/2023 de 20 de febrer i en la legislació pertinent.
Observacions:
Terminis:
-
- Els terminis expressats en mesos computaran de data a data.
- Els terminis computats en dies es consideraran hàbils, llevat que expressament s' indiqui que són naturals.
- Del còmput del termini en dies hàbils s' exclouen els dissabtes, els diumenges i els declarats festius.
Comunicació d' irregularitats
- Identificació d' una irregularitat
Qualsevol persona que tingui coneixement d' una conducta irregular, incompliment o vulneració de les Normes té la responsabilitat de reportar-la de manera immediata. El Canal intern d'informació de les entitats compta amb un desplegable on es detallen les diferents tipologies de conductes a comunicar conforme a la Directiva (UE) 2019/1937 i la normativa estatal.
El Canal intern d' informació és la llera preferent a través del qual s' han d' efectuar les comunicacions. Aquest Canal intern permet realitzar comunicacions per escrit a través del mitjà electrònic habilitat a aquest efecte.
En rebre's una comunicació a través del Canal intern d'informació, es procedirà a emetre un justificant de recepció en un termini màxim de set dies naturals des de la seva recepció, del qual la persona informant tindrà coneixement mitjançant alerta a través de correu electrònic, o en cas d'haver formulat una denúncia anònima, podrà realitzar un seguiment a través de l'enllaç que se li va facilitar en realitzar la comunicació.
En cas necessari, es podrà mantenir la comunicació amb la persona informant i, si fos necessari, se li podrà requerir informació addicional que ajudi en el procés de tramitació de la comunicació. Tot això es durà a terme en un ambient de seguretat i confidencialitat.
Si la comunicació no es cursa a través del Canal intern d' informació i s' utilitzen altres formes de comunicació, les entitats garanteixen en tot cas la confidencialitat de la informació, que serà tractada en un entorn segur atenent a més a les previsions de protecció de dades legalment exigibles.
La persona receptora de qualsevol irregularitat que arribi a les bústies de compliment o bústies de R.R.H.H. o per qualsevol altra via, ho notificarà amb caràcter immediat a la persona RSII.
L' intercanvi d' informació entre individus i departaments, com a resultat de la informació rebuda per diferents Canals, es realitzarà sempre sota condicions de confidencialitat. L' objectiu serà coordinar de manera adequada i garantir el compliment de l' establert en aquest procediment.
A més, la persona que identifiqui una conducta irregular, incompliment o vulneració de les normes també té l' opció d' informar les autoritats competents i, si correspon, a institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea.
A Espanya, poden dirigir-se, a tall exemplificatiu, a l'AII (Autoritat Independent de l'Informant), AEPD (Agència Espanyola de Protecció de Dades), www.aepd.es o la CNMC (Comissió Nacional dels Mercats i la Competència) www.cnmc.es, en funció de la naturalesa de la irregularitat.
- Comunicació i recepció de la comunicació
La comunicació ha de ser el més detallada i descriptiva possible, amb el propòsit de facilitar a la persona receptora la identificació de la conducta potencialment irregular i de la/s persona/s o departament/s involucrats.
Tot aquell que formuli una comunicació ho haurà de fer segons un principi irrenunciable de bona fe, recolzant les seves afirmacions amb raons sòlides i proves objectives que donin suport a l' existència de l' incompliment.
En qualsevol cas, atesa la possibilitat de l' anonimat en el Canal intern d' informació, les comunicacions hauran d' incloure totes les dades necessàries que permetin analitzar els fets i, en la mesura del possible, la informació següent:
-
- Relació de l' informant amb alguna de les entitats integrades a la marca Ozone Bowling.
- Identificació del centre.
- Identificació de les societats o àrees de negoci implicades.
- Descripció detallada dels fets.
- Identificació del departament, ubicació, província, etc., en els quals es van produir els fets.
- Identificació de la/s persona/s relacionada/s amb la conducta denunciada o amb coneixement de la mateixa.
- Identificació dels testimonis, si n' hi ha.
- Data i hora (moment) en què va ocórrer o ha estat ocorrent el fet.
- Si és possible, quantificació de l' impacte de la situació denunciada.
- Documentació addicional, arxius o altra informació rellevant que pugui contribuir a l' avaluació i resolució de la comunicació.
Un cop completades les dades del formulari de la comunicació, la persona informant haurà d' ACCEPTAR la política de privacitat de la nostra entitat i les condicions d' ús del proveïdor de l' esmentada plataforma i es polsarà ENVIAR DENÚNCIA.
Un cop enviada la denúncia es rep un correu electrònic facilitat un codi que haurà de ser inserit i a partir d' aquí s' enviarà la denúncia definitiva.
Si la informació es va enviar de manera anònima es facilita un codi de seguiment, podent consultar a través de la pestanya "Seguiment de la informació" l'estat de les comunicacions rebudes.
La persona informant accedirà de nou al formulari de la comunicació i podrà consultar tots els progressos que s' hi hagin efectuat.
Finalment, en cas que el responsable o es comuniqui amb la persona informant, a aquesta li arribarà una alerta al seu correu electrònic si ho hagués facilitat. Si no ho hagués facilitat per ser la comunicació anònima, podrà consultar les comunicacions en el propi enllaç de seguiment.
La resolució arribarà mitjançant document adjunt, descarregable punxant en documents adjunts al marge esquerre.
- Recepció i classificació de les comunicacions
Es podrà fer ús del Canal intern d' informació a través de l' accés al mateix facilitat a la pròpia pàgina web de la companyia. Les comunicacions presentades a través del Canal intern d' informació seran rebudes per la persona responsable del SII de les entitats.
-
- Registre de les comunicacions:
La llera de comunicació aquí disposat permet la realització de comunicacions per escrit i amb caràcter confidencial al llarg de tota la tramitació del procediment, tant per a la persona informant com per a la persona afectada, permetent una comunicació bidireccional entre el RSII i la persona informant, encara que aquesta hagi plantejat la denúncia/comunicació de forma anònima, i el RSII i la persona denunciada o afectada, en cas que es tinguin les seves dades per a notificacions.
Per tal de garantir el rigor de la investigació i la confidencialitat en el tractament de les comunicacions, aquestes hauran de contenir com a mínim, i segons els casos, les mencions següents:
-
- Relació amb l'organització (si es tracta d'una relació interna o externa), és a dir, la vinculació de la persona amb la Companyia.
- Tipologia de la conducta a comunicar conforme a la Directiva (UE) 2019/1937 i normativa estatal.
- Tipus de comunicació (anònima o confidencial).
- Nom i cognoms, correu electrònic i telèfon, en cas que la comunicació sigui confidencial.
- Descripció de la comunicació.
- Data de la incidència: data en què es van produir els fets, si escau.
- Identificació dels testimonis, si n' hi ha; s' haurà de facilitar nom i cognoms conegut i contacte conegut.
- Identificació de la persona o persones a les quals s' imputa l' incompliment i dades per contactar amb elles, si es coneixen.
- Evidències: proves sobre els fets relatats, sempre que sigui possible.
En rebre les comunicacions, la persona Responsable del SII determinarà en una primera fase si la informació proporcionada constitueix una possible irregularitat que hagi de ser investigada i se seleccionaran els recursos, mètodes i procediments adequats per investigar cada comunicació, tenint en compte la naturalesa i gravetat de la mateixa:
-
- Comunicacions relacionades amb qüestions laborals o de recursos humans.
- Comunicacions vinculades a aspectes financers o comptables.
- Comunicacions que es refereixen a altres aspectes de regulació externa.
- Altres comunicacions o queixes.
Si es considera que la comunicació no és admissible s' anonimitzarà i es mantindran les dades essencials a l' efecte d' acreditar que s' ha atemptat correctament la informació rebuda.
Si es considera que una comunicació és admissible, es procedirà a coordinar l' anàlisi amb la Unitat de Compliment corresponent, llevat que la comunicació afecti directament un membre de l' esmentada Unitat.
El responsable serà l' encarregat de dur a terme les diligències necessàries per a l' esclariment dels fets notificats i, podrà demanar el suport d' especialistes en cas de dubte o necessitat, sempre comptant amb l' autorització prèvia de la Direcció. Els especialistes hauran de complir amb tots els principis, drets i obligacions presents en aquest procediment.
Per al degut desenvolupament de la investigació es podran practicar totes les diligències o investigacions que es considerin oportunes per comprovar la veracitat de la informació comunicada, sempre que siguin acceptats per la normativa laboral vigent.
Aquestes diligències podran consistir en:
-
- Entrevistes amb la persona investigada o amb altres persones, que seran degudament documentades i registrades.
- Sol·licituds d'informació i documentació a la persona investigada o a tercers.
- Recaptar tota la informació o documentació que estimi necessària a totes les àrees de les entitats respectant la normativa aplicable en matèria de protecció de dades personals, el dret laboral aplicable i els drets fonamentals de la persona investigada.
- Demanar el suport d' investigadors externs per a l' anàlisi de determinada informació, prèvia autorització de la persona RSII.
- Qualsevol altra diligència que el tercer extern consideri necessària per dur a terme la investigació.
Totes les diligències seran confidencials i hauran de ser reflectides per escrit per acreditar que s' han practicat.
Atès el valor de rellevància o risc dels fets reportats, es podran comunicar de manera anticipada i excepcional aquests fets a la Direcció de les entitats, si els fets comunicats es consideren indiciàriament delictius i, en col·laboració amb el Responsable Legal i de compliment de les entitats, s'informarà el Ministeri Fiscal o la Fiscalia Europea en cas que els fets afectin interessos europeus de la Unió.
Les decisions preses per la Direcció de les entitats durant aquesta fase hauran de ser degudament documentades.
L ' informe final contindrà:
-
- La proposta de sanció o arxiu, degudament justificada.
- Les diligències practicades amb els resultats obtinguts.
- Les possibles infraccions de normatives o polítiques internes o dels procediments infringits.
- Una proposta de mesures disciplinàries respecte a la persona responsable o responsables.
- Les al·legacions de la persona investigada, atorgant-li un termini no inferior a deu dies hàbils, perquè pugui fer al·legacions i aportar les proves que consideri oportunes.
L ' informe final sobre el contingut de la comunicació serà tramès, en cas de proposta de sanció, a la Direcció de l' empresa de la qual prové la conducta, que serà qui hagi d' executar la sanció basada en la informació que li ha estat tramesa.
Un cop la persona investigada ha estat sancionada, la comunicació serà arxivada i registrada amb tota la informació del procés.
- Comunicació a la persona informant
En el moment de la presentació de la informació es proporcionarà a la persona informant:
-
- Informació sobre que la seva identitat serà en tot cas reservada i no es comunicarà a les persones a les quals es refereixen els fets relatats ni a tercers.
- Informació relativa al tractament de les dades personals, conforme als articles 12 i 13 del RGPD.
- Informació sobre la possibilitat de presentar la informació davant l' Autoritat Independent de Protecció de l' Informant.
Respecte dels Tercers que compareguin en el procediment, se' ls proporcionarà, en el moment de l' esmentada compareixença, la informació relativa al tractament de les seves dades personals de conformitat amb el que disposen els articles 12 i 13 del RGPD.
Si la comunicació es confirma com una irregularitat després de l' anàlisi de la informació aportada, es contactarà amb la persona informant que hagi facilitat una via de contacte, si es requerís informació addicional i, en un termini raonable, que no serà superior als tres mesos a comptar des que es va notificar el justificant de recepció, o si no es va remetre justificant de recepció a l'informant, tres mesos i set dies (que podria estendre's a sis mesos en casos excepcionalment complexos) des de la recepció de la comunicació.
Durant aquest període, es mantindrà la persona informant informada sobre l' estat de la comunicació a través del mateix Canal intern d' informació.
En el cas de comunicacions que no constitueixin irregularitats, sinó que puguin considerar-se un altre tipus de queixes o sol·licituds d'informació, es redirigiran a la unitat, àrea o departament corresponent, per a la seva anàlisi o gestió, i es notificarà la resposta en conseqüència.
- Informació a la persona afectada
En el moment i en la forma que es consideri adequada per garantir el bon fi de la recerca, i en coordinació, si cal, amb Directius o altres persones col·laboradores del procés de recerca, s'informarà convenientment la persona afectada sobre les accions i omissions que se li atribueixen.
La persona afectada tindrà el dret a ser escoltada en qualsevol moment durant la investigació dels fets reportats, i la seva declaració s' haurà de documentar formalment. En cap cas es revelarà la identitat de la persona informant.
La persona receptora de la comunicació i la persona que en el seu cas la tramiti, sempre respectarà la presumpció d' innocència de la persona afectada, així com el seu dret a l' honor.
- Protecció de dades personals
La investigació de les comunicacions fundades haurà de concloure en un termini màxim de tres mesos des de la data de la comunicació.
Les dades personals de les comunicacions que no siguin investigades o que no tinguin fonament s' hauran de suprimir o anonimitzar en un termini màxim de tres mesos des de la seva recepció. Les dades personals de les comunicacions que no s' investiguin podran conservar-se després d' aquest termini, sempre que la finalitat sigui documentar i deixar evidència del funcionament del sistema.
Les entitats compten amb un registre de les informacions rebudes i de les investigacions internes a les quals hagi donat lloc, en compliment de la legislació vigent.
Les dades personals es conservaran durant el temps necessari i de manera adequada per complir amb les obligacions legals, però en cap cas podran conservar-se les dades per un període superior a deu anys.
El tractament de les dades personals relacionades amb les informacions rebudes i les investigacions realitzades per les entitats té com a propòsit complir amb les obligacions legals i realitzar les accions d' investigació necessàries.
En cap cas, es tractaran dades personals que no siguin necessàries per conèixer i investigar les accions o omissions, i es procedirà a la seva eliminació immediata quan correspongui. Així mateix, se suprimiran totes aquelles dades personals que es puguin haver comunicat i que es refereixin a conductes que no estiguin incloses en l' àmbit d' aplicació de la llei.
Igualment, si la informació rebuda contingués dades personals incloses dins de les categories especials de dades, es procedirà a la seva immediata supressió, sense que es procedeixi al registre i tractament dels mateixos.
Les comunicacions rebudes a través d' altres vies diferents al Canal intern d' informació, com bústies de compliment o R.R.H.H., hauran de ser eliminades immediatament després d' informar la persona responsable.
L' accés a les dades personals incloses en el Sistema intern d' informació estarà restringit, dins de les seves respectives competències i funcions, únicament a:
-
- La persona RSII i qui el gestioni directament (en el seu cas).
- La persona responsable de Recursos Humans o l' òrgan designat competent, només quan pogués procedir l' adopció de mesures disciplinàries contra una persona treballadora.
- La persona responsable dels serveis jurídics de l' entitat, si procedís l' adopció de mesures legals relacionades amb els fets comunicats.
- Els encarregats del tractament designats en casos eventuals.
- El delegat de Protecció de Dades, si hagués estat designat.
No obstant això, serà permès el tractament de dades per altres persones, fins i tot la seva comunicació a tercers, si és necessari per implementar mesures correctives a l' entitat o per dur a terme procediments sancionadors o penals que puguin aplicar-se.
Si es verifica que les dades personals proporcionades en la comunicació no són precises, es procedirà a la seva eliminació immediata des del moment en què se' n tingui constància, excepte si aquesta inexactitud pogués constituir un delicte penal, cas en el qual es conservarà la informació durant el temps necessari per tramitar el procediment judicial.
Els usuaris del Canal intern d' informació poden exercir, si resulten aplicables, els seus drets d' accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat sobre les dades personals recopilades en ell. Per a això, podran presentar una comunicació adreçada a les entitats, demostrant adequadament la seva identitat i la seva condició d' usuari del Canal intern d' informació.
Les persones treballadores i les persones col·laboradores de les entitats, com a possibles subjectes afectats per les comunicacions, seran informades de l'existència d'aquest Sistema intern d'informació i dels seus principis generals a través de les polítiques per a persones treballadores i col·laboradores.
Les entitats es comprometen a implementar les mesures tècniques i organitzatives necessàries per garantir la seguretat, integritat, disponibilitat i confidencialitat de les dades proporcionades.
Les entitats operaran sempre d' acord amb la legislació vigent i els valors, principis i procediments establerts en la seva normativa interna.
Drets de les persones informants
A les persones informants se' ls garantiran l' efectiu exercici dels següents drets, sens perjudici de qualssevol altres que els reconeguin la Constitució i les lleis:
- A presentar informacions de manera anònima i que es mantingui l' anonimat durant el procediment.
- A indicar un domicili, correu electrònic o lloc segur on rebre les comunicacions que realitzi la persona RSII.
- A comparèixer davant la persona RSII o el tercer extern (si s'hagués contractat) per iniciativa pròpia.
- A la renúncia de comunicar-se amb la persona RSII o el tercer extern (si s'hagués contractat) que instrueixi el procediment i, si s'escau, a la revocació d'aquesta renúncia en qualsevol moment.
- A la preservació de la seva identitat.
- A la protecció de les seves dades personals.
- A conèixer la identitat del tercer extern que instrueixi el procediment, si s' escau.
- A la confidencialitat de les comunicacions.
- A les mesures de protecció i de suport en els termes previstos en la Llei 2/2023.
- A presentar una reclamació davant l' Autoritat Independent de Protecció de l' Informant.
Als Tercers en el procediment se'ls reconeixen els drets previstos en les lletres b), c), e), f) i h) esmentats anteriorment, sense perjudici de la possibilitat d'estendre a aquests i, en la mesura del possible, les mesures de suport i protecció de la persona informant previstes en la Llei 2/2023.
Drets de les persones afectades
Les persones afectades tenen els drets que els reconeguin la Constitució i les lleis, havent d' estar garantits per la persona RSII, i en especial els següents:
- A ser informades com més aviat millor de la informació que els afecta.
- A l' honor i a la intimitat.
- A la presumpció d' innocència, i a usar tots els mitjans vàlids en dret per a la seva defensa.
- A ser assistides per advocat.
- A l' accés a les actuacions que se segueixen contra ells, sens perjudici de les limitacions temporals que es poden adoptar per garantir el resultat de les actuacions.
- A conèixer la identitat del tercer extern que instrueixi el procediment, si s' escau.
- A la preservació de la seva identitat, davant qualsevol persona aliena a la persona RSII.
- A la protecció de les seves dades personals.
- A la confidencialitat de les comunicacions.
Administració del procés
L' administració d' aquest procediment és a càrrec de la persona RSII i la seva aprovació final serà responsabilitat del Consell d' Administració.
