PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

Objetivo y alcance

Objetivo: El objetivo de este documento es establecer un procedimiento para regular la gestión del Sistema interno de información de las irregularidades que se cursen a través del Canal interno de información de las siguientes entidades que operan bajo la marca OZONE BOWLING:

• OZONE SPORT CLUB S.L.
• OZONE BOWLING S.L.
• BOWLING SAN VICENTE S.L.
• JUYBOL S.L.
• LONIMARE S.L.
• OZONE BOWLING MURCIA S.L.
• OZONE BOWLING SUR S.L.
• OZONE ORENES BOWLING S.L.
• OZONE BOWLING EUSKADI S.L.
• OZONE BOWLING ZARAGOZA S.L.
• OZONE BOWLING MADRID S.L.
• OZONE BOWLING CANARIAS 2022 S.L.
• VALDEBOL GAMES S.L.
• OZONE BOWLING ALBACETE S.L.
• OZONE GAMES ZARAGOZA S.L.
• OZONE BOWLING LLEIDA S.L.
• OZONE INSULAR 2023, S.L.

A través de este Canal se podrá informar de los incumplimientos de la normativa aplicable (leyes y/o disposiciones de rango inferior), así como de la normativa interna -Código Ético, así como otros códigos, reglamentos, normas y procedimientos definidos en las entidades,- y cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención de la Unidad de Cumplimiento de las entidades en materias que afecten a la entidad, sus Profesionales o sus actividades (en adelante, nos referiremos a estos documentos de forma conjunta como las Normas).

Se establece este procedimiento para garantizar que, de informarse una actuación contraria a lo establecido en las Normas, ésta será tratada de forma diligente y confidencial, asegurando el anonimato y/o la confidencialidad de la identidad de la persona que informa, de la persona afectada o personas afectadas y de cualquier tercero mencionado en la comunicación.

Con este fin, se encuentra disponible un Canal interno de información, accesible desde la página web de la organización, a través del cual, cualquier persona trabajadora, de forma anónima o confidencial puede informar de cualquier irregularidad o incumplimiento tanto de la normativa externa como interna. 

Del mismo modo, se garantiza que no se tomarán represalias contra las personas informantes que comuniquen de buena fe, presuntos incumplimientos o irregularidades. Se pretende explicar a todas las personas relacionadas con las entidades, que pueden y deben informar sobre actividades ilícitas sin temor a ser perseguidas, discriminadas o a sufrir algún otro tipo de represalia.

El Sistema interno de información reafirma el compromiso adquirido por las entidades de que toda actividad ilícita por parte de la entidad y de cualquiera de las personas relacionadas con la misma, será atendida de manera confidencial y será rigurosamente investigada, adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa interna y externa sean procedentes.

Este procedimiento implica a su vez un compromiso por parte de todas las personas relacionadas con las entidades a actuar de forma responsable, con el fin de mantener la buena reputación de la organización y a proceder de forma honesta ante una posible infracción que pueda perjudicar a la misma.

Alcance: En lo que se refiere al alcance, este procedimiento será de obligado cumplimiento para todas las entidades anteriormente relacionadas.

Definiciones y observaciones

En aras de la inclusividad y la claridad, se establecen las siguientes definiciones:

• Persona afectada o denunciada: hace referencia a la persona física a la que se atribuye por la persona informante la comisión de las infracciones a que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023. También se considerará persona afectada, la que, sin haber sido objeto de comunicación por la persona informante, a través de los actos de instrucción del procedimiento, se haya tenido conocimiento de la presunta comisión por parte de ésta, de las infracciones antes referenciadas.
• Persona informante o denunciante: se refiere a la persona física o jurídica que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional y que las ponga en conocimiento de alguna de las entidades comprendiendo en todo caso las previstas en el artículo 3, apartados 1 y 2 de la Ley 2/2023.
• Terceros: personas físicas que pueden tener conocimientos de aspectos relacionados con la infracción informada, ya sea como testigos directos o indirectos y que pueden aportar información al procedimiento.
• Irregularidad o incumplimiento: se trata de la transgresión o realización de prácticas contrarias a los principios establecidos en el Código Ético, las normas y procedimientos definidos en alguna de las entidades así como la regulación externa aplicable y cualquier situación o hecho que requiera la atención de la Unidad de Cumplimiento de alguna de las entidades en temas que impacten a la organización, sus personas trabajadoras o sus actividades.
• Sistema interno de información (SII): es el conjunto de procesos y canales internos de información establecidos, que las entidades ponen a disposición de las personas informantes para que éstas puedan realizar comunicaciones sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, y su posterior tratamiento con las funciones y contenidos recogidos en el artículo 5.2 de dicha norma. 
• Canal interno de información: es el Canal específicamente habilitado por las entidades para recibir la información. Las informaciones recibidas por cualquier otro medio en las entidades relacionadas con el objeto de este procedimiento, se remitirán al Canal interno de información que se crea en las entidades bajo la administración de la persona RSII.
• Sistema de gestión de la información: plataforma tecnológica integrada en el Sistema interno de información, cuya finalidad es la llevanza, registro y conservación de las actuaciones que tengan lugar como consecuencia de la presentación de una comunicación a la que sea aplicable la Ley 2/2023.
• Gestión del Sistema interno de información por tercero externo: se refiere a la recepción de las informaciones o comunicaciones por un tercero externo, no implicando una atribución de responsabilidad por el tercero externo que corresponde a la persona responsable del Sistema Interno de Información.
• Resto de definiciones: los términos no definidos en esta sección tendrán la interpretación prevista en la ley 2/2023 de 20 de febrero y en la legislación pertinente.

Observaciones: 

Plazos:

• • Los plazos expresados en meses computarán de fecha a fecha.
  • Los plazos computados en días se considerarán hábiles, salvo que expresamente se indique que son naturales.
  • Del cómputo del plazo en días hábiles se excluyen los sábados, los domingos y los declarados festivos.

Comunicación de irregularidades

• Identificación de una irregularidad

Cualquier persona que tenga conocimiento de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las Normas tiene la responsabilidad de reportarla de manera inmediata. El Canal interno de información de las entidades cuenta con un desplegable donde se detallan las diferentes tipologías de conductas a comunicar conforme a la Directiva (UE) 2019/1937 y la normativa estatal.

El Canal interno de información es el cauce preferente a través del cual se deben efectuar las comunicaciones. Este Canal interno permite realizar comunicaciones por escrito a través del medio electrónico habilitado a tal efecto. 

Al recibirse una comunicación a través del Canal interno de información, se procederá a emitir un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, del que la persona informante tendrá conocimiento mediante alerta a través de correo electrónico, o en caso de haber formulado una denuncia anónima, podrá realizar un seguimiento a través del enlace que se le facilitó al realizar la comunicación.

En caso necesario, se podrá mantener la comunicación con la persona informante y, si fuera necesario, se le podrá requerir información adicional que ayude en el proceso de tramitación de la comunicación. Todo esto se llevará a cabo en un ambiente de seguridad y confidencialidad.

Si la comunicación no se cursa a través del Canal interno de información y se utilizan otras formas de comunicación, las entidades garantizan en todo caso la confidencialidad de la información, que será tratada en un entorno seguro atendiendo además a las previsiones de protección de datos legalmente exigibles. 

La persona receptora de cualquier irregularidad que llegue a los buzones de cumplimiento o buzones de R.R.H.H. o por cualquier otra vía, lo notificará con carácter inmediato a la persona RSII.

El intercambio de información entre individuos y departamentos, como resultado de la información recibida por diferentes Canales, se realizará siempre bajo condiciones de confidencialidad. El objetivo será coordinar de manera adecuada y garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento.

Además, la persona que identifique una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las normas también tiene la opción de informar a las autoridades competentes y, si corresponde, a instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. 

En España, pueden dirigirse, a modo ejemplificativo, a la AII (Autoridad Independiente del Informante), AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), www.aepd.es o la CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia) www.cnmc.es, en función de la naturaleza de la irregularidad.

• Comunicación y recepción de la comunicación

La comunicación debe ser lo más detallada y descriptiva posible, con el propósito de facilitar a la persona receptora la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la/s persona/s o departamento/s involucrados.

Todo aquel que formule una comunicación deberá hacerlo según un principio irrenunciable de buena fe, respaldando sus afirmaciones con razones sólidas y pruebas objetivas que respalden la existencia del incumplimiento.

En cualquier caso, dada la posibilidad del anonimato en el Canal interno de información, las comunicaciones deberán incluir todos los datos necesarios que permitan analizar los hechos y, en la medida de lo posible, la siguiente información:

• • Relación del informante con alguna de las entidades integradas en la marca Ozone Bowling.
  • Identificación del centro.
  • Identificación de las sociedades o áreas de negocio implicadas.
  • Descripción detallada de los hechos.
  • Identificación del departamento, ubicación, provincia, etc., en los cuales se produjeron los hechos. 
  • Identificación de la/s persona/s relacionada/s con la conducta denunciada o con conocimiento de la misma. 
  • Identificación de los testigos, si hay.
  • Fecha y hora (momento) en que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho. 
  • Si es posible, cuantificación del impacto de la situación denunciada. 
  • Documentación adicional, archivos u otra información relevante que pueda contribuir a la evaluación y resolución de la comunicación.

Una vez completados los datos del formulario de la comunicación, la persona informante deberá ACEPTAR la política de privacidad de nuestra entidad y las condiciones de uso del proveedor de la citada plataforma y se pulsará ENVIAR DENUNCIA.

Una vez enviada la denuncia se recibe un correo electrónico facilitado un código que deberá ser insertado y a partir de aquí se enviará la denuncia definitiva.

Si la información se envió de manera anónima se facilita un código de seguimiento, pudiendo consultar a través de la pestaña “Seguimiento de la información” el estado de las comunicaciones recibidas.

La persona informante accederá de nuevo al formulario de la comunicación y podrá consultar todos los progresos que se hayan efectuado sobre la misma.

Por último, en caso de que el responsable o se comunique con la persona informante, a ésta le llegará una alerta a su correo electrónico si lo hubiera facilitado. Si no lo hubiera facilitado por ser la comunicación anónima, podrá consultar las comunicaciones en el propio enlace de seguimiento.

La resolución llegará mediante documento adjunto, descargable pinchando en documentos adjuntos al margen izquierdo.

• Recepción y clasificación de las comunicaciones

Se podrá hacer uso del Canal interno de información a través del acceso al mismo facilitado en la propia página web de la compañía. Las comunicaciones presentadas a través del Canal interno de información serán recibidas por la persona responsable del SII de las entidades.

• • Registro de las comunicaciones:

El cauce de comunicación aquí dispuesto permite la realización de comunicaciones por escrito y con carácter confidencial a lo largo de toda la tramitación del procedimiento, tanto para la persona informante como para la persona afectada, permitiendo una comunicación bidireccional entre el RSII y la persona informante, aunque ésta haya planteado la denuncia/comunicación de forma anónima, y el RSII y la persona denunciada o afectada, en caso de que se tengan sus datos para notificaciones.

A fin de garantizar el rigor de la investigación y la confidencialidad en el tratamiento de las comunicaciones, éstas deberán contener como mínimo, y según los casos, las siguientes menciones:

• • Relación con la organización (si se trata de una relación interna o externa), es decir, la vinculación de la persona con la Compañía.
  • Tipología de la conducta a comunicar conforme a la Directiva (UE) 2019/1937 y normativa estatal.
  • Tipo de comunicación (anónima o confidencial).
  • Nombre y apellidos, correo electrónico y teléfono, en caso de que la comunicación sea confidencial.
  • Descripción de la comunicación.
  • Fecha de la incidencia: fecha en que se produjeron los hechos, si procede.
  • Identificación de los testigos, si hay; se deberá facilitar nombre y apellidos conocido y contacto conocido.
  • Identificación de la persona o personas a las que se imputa el incumplimiento y datos para contactar con ellas, si se conocen.
  • Evidencias: pruebas sobre los hechos relatados, siempre que sea posible.

Al recibir las comunicaciones, la persona Responsable del SII determinará en una primera fase si la información proporcionada constituye una posible irregularidad que deba ser investigada y se seleccionarán los recursos, métodos y procedimientos adecuados para investigar cada comunicación, teniendo en cuenta la naturaleza y gravedad de la misma:

• • Comunicaciones relacionadas con cuestiones laborales o de recursos humanos.
  • Comunicaciones vinculadas a aspectos financieros o contables. 
  • Comunicaciones que se refieren a otros aspectos de regulación externa. 
  • Otras comunicaciones o quejas.

Si se considera que la comunicación no es admisible se anonimizará y se mantendrán los datos esenciales a efectos de acreditar que se ha atentado correctamente la información recibida.

Si se considera que una comunicación es admisible, se procederá a coordinar el análisis con la Unidad de Cumplimiento correspondiente, salvo que la comunicación afecte directamente a un miembro de dicha Unidad.

El responsable será el encargado de llevar a cabo las diligencias necesarias para el esclarecimiento de los hechos notificados y, podrá solicitar el apoyo de especialistas en caso de duda o necesidad, siempre contando con la autorización previa de la Dirección. Los especialistas deberán cumplir con todos los principios, derechos y obligaciones presentes en este procedimiento.

Para el debido desarrollo de la investigación se podrán practicar todas las diligencias o investigaciones que se consideren oportunas para comprobar la veracidad de la información comunicada, siempre y cuando sean aceptados por la normativa laboral vigente.

Dichas diligencias podrán consistir en:

• • Entrevistas con la persona investigada o con otras personas, que serán debidamente documentadas y registradas.
  • Solicitudes de información y documentación a la persona investigada o a terceros.
  • Recabar toda la información o documentación que estime necesaria a todas las áreas de las entidades respetando la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, el derecho laboral aplicable y los derechos fundamentales de la persona investigada.
  • Solicitar el apoyo de investigadores externos para el análisis de determinada información, previa autorización de la persona RSII.
  • Cualquier otra diligencia que el tercero externo considere necesaria para llevar a cabo la investigación.

Todas las diligencias serán confidenciales y deberán ser reflejadas por escrito para acreditar que se han practicado. 

Dado el valor de relevancia o riesgo de los hechos reportados, se podrán comunicar de manera anticipada y excepcional dichos hechos a la Dirección de las entidades, si los hechos comunicados se consideran indiciariamente delictivos y, en colaboración con el Responsable Legal y de cumplimiento de las entidades, se informará al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea en caso de que los hechos afecten a intereses europeos de la Unión.

Las decisiones tomadas por la Dirección de las entidades durante esta fase deberán ser debidamente documentadas.

El informe final contendrá:

• • La propuesta de sanción o archivo, debidamente justificada.
  • Las diligencias practicadas con los resultados obtenidos.
  • Las posibles infracciones de normativas o políticas internas o de los procedimientos infringidos.
  • Una propuesta de medidas disciplinarias respecto a la persona responsable o responsables.
  • Las alegaciones de la persona investigada, otorgándole un plazo no inferior a diez días hábiles, para que pueda hacer alegaciones y aportar las pruebas que considere oportunas.

El informe final sobre el contenido de la comunicación será remitido, en caso de propuesta de sanción, a la Dirección de la empresa de la que proviene la conducta, que será quien deba ejecutar la sanción basada en la información que le ha sido remitida.

Una vez la persona investigada ha sido sancionada, la comunicación será archivada y registrada con toda la información del proceso.

• Comunicación a la persona informante

En el momento de la presentación de la información se proporcionará a la persona informante:

• • Información sobre que su identidad será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
  • Información relativa al tratamiento de los datos personales, conforme a los artículos 12 y 13 del RGPD.
  • Información sobre la posibilidad de presentar la información ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Respecto de los Terceros que comparezcan en el procedimiento, se les proporcionará, en el momento de dicha comparecencia, la información relativa al tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 13 del RGPD.

Si la comunicación se confirma como una irregularidad tras el análisis de la información aportada, se contactará con la persona informante que haya facilitado una vía de contacto, si se requiriera información adicional y, en un plazo razonable, que no será superior a los tres meses a contar desde que se notificó el acuse de recibo, o si no se remitió acuse de recibo al informante, tres meses y siete días (que podría extenderse a seis meses en casos excepcionalmente complejos) desde la recepción de la comunicación. 

Durante este periodo, se mantendrá a la persona informante informada sobre el estado de la comunicación a través del propio Canal interno de información.

En el caso de comunicaciones que no constituyan irregularidades, sino que puedan considerarse otro tipo de quejas o solicitudes de información, se redirigirán a la unidad, área o departamento correspondiente, para su análisis o gestión, y se notificará la respuesta en consecuencia.

• Información a la persona afectada

En el momento y en la forma que se considere adecuada para garantizar el buen fin de la investigación, y en coordinación, si es necesario, con Directivos u otras personas colaboradoras del proceso de investigación, se informará convenientemente a la persona afectada sobre las acciones y omisiones que se le atribuyen. 

La persona afectada tendrá el derecho a ser escuchada en cualquier momento durante la investigación de los hechos reportados, y su declaración deberá documentarse formalmente. En ningún caso se revelará la identidad de la persona informante.

La persona receptora de la comunicación y la persona que en su caso la tramite, siempre respetará la presunción de inocencia de la persona afectada, así como su derecho al honor.

• Protección de datos personales

La investigación de las comunicaciones fundadas deberá concluir en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de la comunicación.

Los datos personales de las comunicaciones que no sean investigadas o que carezcan de fundamento deberán suprimirse o anonimizarse en un plazo máximo de tres meses desde su recepción. Los datos personales de las comunicaciones que no se investiguen podrán conservarse después de este plazo, siempre y cuando la finalidad sea documentar y dejar evidencia del funcionamiento del sistema. 

Las entidades cuentan con un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a las que haya dado lugar, en cumplimiento de la legislación vigente. 

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario y de manera adecuada para cumplir con las obligaciones legales, pero en ningún caso podrán conservarse los datos por un periodo superior a diez años.

El tratamiento de los datos personales relacionados con las informaciones recibidas y las investigaciones realizadas por las entidades tiene como propósito cumplir con las obligaciones legales y realizar las acciones de investigación necesarias.

En ningún caso, se tratarán datos personales que no sean necesarios para conocer e investigar las acciones u omisiones, y se procederá a su eliminación inmediata cuando corresponda. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.

Igualmente, si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.

Las comunicaciones recibidas a través de otras vías distintas al Canal interno de información, como buzones de cumplimiento o R.R.H.H., deberán ser eliminadas inmediatamente después de informar a la persona responsable.

El acceso a los datos personales incluidos en el Sistema interno de información estará restringido, dentro de sus respectivas competencias y funciones, únicamente a:

1. • La persona RSII y quien lo gestione directamente (en su caso).
   • La persona responsable de Recursos Humanos o el órgano designado competente, sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora. 
   • La persona responsable de los servicios jurídicos de la entidad, si procediera la adopción de medidas legales relacionadas con los hechos comunicados. 
   • Los encargados del tratamiento designados en casos eventuales. 
   • El Delegado de Protección de Datos, si hubiera sido designado. 

No obstante, será permitido el tratamiento de datos por otras personas, incluso su comunicación a terceros, si es necesario para implementar medidas correctivas en la entidad o para llevar a cabo procedimientos sancionadores o penales que puedan aplicarse.

Si se verifica que los datos personales proporcionados en la comunicación no son precisos, se procederá a su eliminación inmediata desde el momento en que se tenga constancia de ello, excepto si esa inexactitud pudiera constituir un delito penal, en cuyo caso se conservará la información durante el tiempo necesario para tramitar el procedimiento judicial.

Los usuarios del Canal interno de información pueden ejercer, si resultan aplicables, sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad sobre los datos personales recopilados en él. Para ello, podrán presentar una comunicación dirigida a las entidades, demostrando adecuadamente su identidad y su condición de usuario del Canal interno de información.

Las personas trabajadoras y las personas colaboradoras de las entidades, como posibles sujetos afectados por las comunicaciones, serán informadas de la existencia de este Sistema interno de información y de sus principios generales a través de las políticas para personas trabajadoras y colaboradoras.

Las entidades se comprometen a implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos proporcionados.

Las entidades operarán siempre de acuerdo con la legislación vigente y los valores, principios y procedimientos establecidos en su normativa interna.

Derechos de las personas informantes

A las personas informantes se les garantizarán el efectivo ejercicio de los siguientes derechos, sin perjuicio de cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes:

• A presentar informaciones de modo anónimo y a que se mantenga el anonimato durante el procedimiento. 
• A indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde recibir las comunicaciones que realice la persona RSII. 
• A comparecer ante la persona RSII o el tercero externo (si se hubiera contratado) por iniciativa propia. 
• A la renuncia de comunicarse con la persona RSII o el tercero externo (si se hubiera contratado) que instruya el procedimiento y, en su caso, a la revocación de dicha renuncia en cualquier momento. 
• A la preservación de su identidad. 
• A la protección de sus datos personales. 
• A conocer la identidad del tercero externo que instruya el procedimiento, en su caso.
• A la confidencialidad de las comunicaciones. 
• A las medidas de protección y de apoyo en los términos previstos en la Ley 2/2023. 
• A presentar una reclamación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante. 

A los Terceros en el procedimiento se les reconocen los derechos previstos en las letras b), c), e), f) y h) mencionados anteriormente, sin perjuicio de la posibilidad de extender a éstos y, en la medida de lo posible, las medidas de apoyo y protección de la persona informante previstas en la Ley 2/2023.

Derechos de las personas afectadas

Las personas afectadas tienen los derechos que les reconozcan la Constitución y las leyes, debiendo estar garantizados por la persona RSII, y en especial los siguientes:

• A ser informadas a la mayor brevedad posible de la información que les afecta. 
• Al honor y a la intimidad. 
• A la presunción de inocencia, y a usar todos los medios válidos en derecho para su defensa. 
• A ser asistidas por abogado. 
• Al acceso a las actuaciones que se siguen contra ellos, sin perjuicio de las limitaciones temporales que se pueden adoptar para garantizar el resultado de las actuaciones. 
• A conocer la identidad del tercero externo que instruya el procedimiento, en su caso.
• A la preservación de su identidad, frente a cualquier persona ajena a la persona RSII. 
• A la protección de sus datos personales. 
• A la confidencialidad de las comunicaciones. 

Administración del proceso

La administración de este procedimiento está a cargo de la persona RSII y su aprobación final será responsabilidad del Consejo de Administración.